Tình cờ thôi, mình được biết đến “Khóa đào tạo dành riêng cho các fresher – sinh viên thực tập” của anh Kính Cận (thích gọi anh như thế, hihi). Với mục đích giúp các bạn sinh viên đang ‘lơ ngơ’ bước vào đời *trong đó có mình :))*, anh đã tạo ra một hệ thống các nhiệm vụ để hướng dẫn những bạn fresher có thể hòa nhập nhanh chóng, và cực kỳ nhiệt tình giải đáp thắc mắc cũng như hướng dẫn, việc lập blog này cũng là 1 trong những nhiệm vụ anh giao cho mình 🙂
Hiện nay, nhiệm vụ 4 của mình là “Tìm kiếm và lấy thông tin, báo giá của các địa điểm có thể tổ chức được 1 buổi trao giải thưởng cho chuỗi sự kiện Thiên Hạ Đệ Nhất Bang ở nơi em đang ở” ừm, giai đoạn nhận được nhiệm vụ này thì cáp quang đang đứt và không thể vào được gmail nên mình bị lỡ mất kha khá thời gian T^T. Giờ đọc được nhiệm vụ rồi thì bắt đầu thôi nào ^^
Anh Kính Cận đã đưa ra những hướng dẫn vô cùng cụ thể và mình sẽ kể lại hành trình tìm kiếm của mình theo hướng dẫn của anh ấy.
Bước 1: Hỏi những người có kinh nghiệm mà em biết với câu hỏi: có địa điểm nào có thể tổ chức được 1 buổi trao giải thưởng không ?
Mình liên hệ với một chị tổ chức sự kiện cho Alphabook lúc trước mình từng quen, chị giới thiệu cho địa điểm đầu tiên là Thư viện Quốc gia, nơi chị thường xuyên tổ chức lễ ra mắt sách, nhưng sau khi nghe là tổ chức trao giải game thì chị lập tức loại bỏ :)) Chị đã giới thiệu cho mình một số địa điểm sau:
Nhà hàng Long Vĩ – 175 Nguyễn Thái Học – Ba Đình – Hà Nội (đủ lớn, phục vụ ổn nhưng có thể giá cả hơi đắt đỏ)
Alibaba Club – Cầu Giấy – Hà Nội (chỉ phù hợp tổ chức nhóm nhỏ)
Crown Plaza – Lê Đức Thọ – Từ Liêm – Hà Nội (giá cả cao, chất lượng tốt)
Ngoài ra còn một số nơi khác như Khách sạn Bảo Sơn, Khách sạn Fortuna, ….
Chị nói rằng quan trọng nhất là em phải biết chi phí giành cho sự kiện là bao nhiêu (nhưng vì chưa biết nên mình tạm thời cho rằng chi phí rất thoải mái, thế nào cũng được :”>:”>), và sự kiện tầm bao nhiêu người, sắp xếp bố trí thế nào, ăn uống làm sao… etc. Cái đó cũng chưa rõ lắm T^T, thế là sang bước thứ 2…
Bước 2: Lên google search từ khóa: các địa điểm có thể tổ chức trao giải
Trước khi tìm từ khóa địa điểm thì mình phải hỏi thăm về sự kiện này đã :”>:”> Sự kiện lễ trao giải Thiên Hạ Đệ Nhất Bang là một sự kiện khá đặc biệt và nổi tiếng trong giới Game tính đến nay đã có 15 lần tổ chức trao giải. Lần gần đây nhất, lần thứ 15 là giai đoạn thi đấu từ 27/4/-15/6/2014 và trao giải vào tháng 8, chủ yếu tổ chức ở Hồ Chí Minh và chưa có thông tin về sự kiện lần thứ 16. Tạm thời quyết định thời gian là 06/04/2015. Thông tin về nơi tổ chức sự kiện có những điều kiện sau:
Nhà hàng, khách sạn rộng rãi sức chứa 200-250 người
Có phục vụ buffet và trang hoàng trang trọng hoặc có nét đặc sắc.
Được nhận đánh giá tích cực.
Tìm được một số khách sạn nổi tiếng như Lakeside, Sheraton, Fortuna,…
Bước 3: Lên diễn đàn nghề của em và tạo ra 1 topic về chủ đề: Các địa điểm có thể tổ chức được 1 buổi trao giải thưởng ?
Không hiệu quả lắm, giống như đã được cảnh báo trước là toàn nhận được những câu hỏi dù mình đã đăng thông tin khá rõ ràng, và giới thiệu một số nơi mình đã tìm ra được nhờ 2 cách trên.
Bước 4: Gọi điện cho 1080 và xin tư vấn về địa điểm tổ chức
Chị tư vấn hơi lòng vòng, chung chung, chậm *có thể vì tìm kiếm thông tin* và cũng giới thiệu một số chỗ như bước 2.
Bước 5: Lên facebook đăng stt với câu hỏi: Địa điểm nào có thể tổ chức được buổi trao giải thưởng nhỉ ?
Mình được 1 số người bạn của mình làm ở Ban tổ chức các CLB và đã từng tổ chức cuộc thi hoặc sự kiện giới thiệu địa điểm sau: Nhà văn hóa Thanh Xuân, Nhà hát Âu Cơ, Cung trí thức, Nhà hát Tuổi trẻ, … nhưng thường không cung cấp đồ ăn và không biết các địa điểm có thể cung cấp.
Bước 6: Tổng hợp lại các câu hỏi của mọi người và các câu trả lời. Thường thì khi đăng stt chung chung như vậy thì hoặc là người ta sẽ không trả lời hoặc là sẽ ra nhiều câu trả lời mà câu trả lời đó lại là câu hỏi. Các câu hỏi sẽ là:
– Số lượng người tham dự là bao nhiêu ?
– Số tiền có thể chi cho buổi đó là bao nhiêu ?
– Giải thưởng Thiên Hạ Đệ Nhất Bang là gì ?
– Ý tưởng của buổi trao giải ra sao ?
Rồi sau đó sẽ là một list danh sách các gợi ý.
Bước 7: Check lại thông tin mà em đã thu thập được bằng cách:
– Lên google search về địa điểm đó
– Gọi điện tới địa điểm đó
Công việc của em lúc này là lấy báo giá, lấy số điện thoại liên hệ
Sau khi tìm kiếm và tổng hợp thông tin thì mình đã lên được 1 list khoảng 10 địa điểm có thể lựa chọn. Công việc tiếp theo là gửi mail đến từng địa điểm để hỏi báo giá (một công việc cực kỳ khó khăn trong tình trạng cáp đang bị đứt, mất trọn cả buổi tối mới gửi đc 10 cái mail T^T).
Mình dự định sẽ gửi mail trước để xem tốc độ dịch vụ của KS đó qua mạng như thế nào. Nếu gửi mail thất bại thì mình sẽ gọi điện thoại. May mắn thay, có khoảng 5 KS đã reply lại mình, trong quá trình trao đổi mail cũng gặp một số rắc rối, như là bị yêu cầu nêu rõ về công ty, cách trang trí..v…v.. trong khi Vinatest mình ‘đại diện’ theo tìm kiếm thì chỉ là công ty Khảo sát chất lượng chứ đâu có tổ chức sự kiện game… Nhưng cuối cùng của cuối cùng, mình cũng đã chọn ra được 3 địa điểm theo mình là ổn nhất:
1.Asean Resort & Spa
Địa chỉ: 21A Hòa Lạc, Thạch Thất, Hà Nội
Điện thoại: 0433 686 201
Email: sales@aseanresort.vn
Địa điểm rộng rãi sức chứa lớn, có thể tổ chức tiệc ngoài trời mới lạ, có nhiều hoạt động vui chơi giải trí nhưng hơi xa trung tâm thủ đô.
2.Sofitel Plaza
Địa chỉ: Số 1 đường Thanh Niên, Ba Đình, Hà Nội
Phone: (+84)4/38238888
Fax: (+84)4/38293888
Mail: H3553-RE@sofitel.com
Khách sạn lớn có uy tín và kinh nghiệm về tổ chức sự kiện, mức giá khá cao.
3.Nikko Hotel Hanoi
Địa chỉ: 84 Trần Nhân Tông, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: (84) 4 3822 3535
Email: sales@hotelnikkohanoi.com.vn
Vì điều kiện không thuận tiện mà mình chưa thể thực hiện được bước cuối cùng là đến tận nơi khảo sát và chụp ảnh, mình đã chọn một số tấm ảnh thực tế phản ánh rõ không gian nơi đây trên mạng. Đương nhiên là nếu trong thực tế thì đây sẽ là bước quan trọng nhất để xác định tình huống thực tế. Nhiệm vụ này đã giúp mình nâng cao khả năng tìm kiếm thông tin và trao đổi qua email, rất cảm ơn anh Kính Cận và mong chờ các nhiệm vụ tiếp theo của anh 🙂